Dịch thuật hồ sơ thầu: Top 9 Đơn vị chuyên môn cao hàng đầu

Dịch thuật hồ sơ thầu (Tender/Bidding Translation) là quá trình chuyển ngữ toàn bộ các tài liệu trong bộ Hồ sơ mời thầu (HSMT) hoặc Hồ sơ dự thầu (HSDT). Đây là lĩnh vực dịch thuật phức tạp bậc nhất, đòi hỏi sự kết hợp hoàn hảo giữa ba yếu tố: Chính xác pháp lý (Hợp đồng, Bảo lãnh), Chuẩn xác kỹ thuật (Bản vẽ, Thuyết minh, Spec) và Minh bạch tài chính (Báo cáo kiểm toán).

Trong đấu thầu quốc tế, chất lượng bản dịch đóng vai trò quyết định “sống còn”. Một sai sót nhỏ về thông số kỹ thuật hay điều khoản thương mại không chỉ khiến nhà thầu trượt thầu mà còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý và phạt vi phạm hợp đồng nặng nề sau này.

Dịch thuật hồ sơ thầu bao gồm những nội dung nào?

Hồ sơ thầu (Tender Package) không phải là một tài liệu đơn lẻ mà là một “tuyển tập” phức tạp bao gồm nhiều loại văn bản thuộc các lĩnh vực khác nhau.

Để dịch thuật trọn vẹn một bộ hồ sơ thầu, biên dịch viên phải xử lý đa dạng các loại tài liệu sau:

Nhóm Hồ sơ Pháp lý & Hành chính (Administrative & Legal)

Đây là “bộ mặt” của nhà thầu, chứng minh tư cách hợp lệ để tham gia dự thầu. Nhóm này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về tên riêng, địa chỉ và các thuật ngữ luật.

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ERC): Dịch chính xác tên công ty và các ngành nghề kinh doanh.
• Báo cáo tài chính đã kiểm toán (Audited Financial Statements): Thường yêu cầu dịch của 3 năm gần nhất. Đây là phần rất dễ sai sót về định dạng số liệu.
• Bảo lãnh dự thầu (Bid Security / Bid Bond): Văn bản cam kết từ ngân hàng.
• Thỏa thuận liên danh (Joint Venture Agreement): Nếu nhà thầu tham gia dưới hình thức liên danh.
• Giấy ủy quyền (Power of Attorney): Ủy quyền cho người ký đơn dự thầu.
• Hồ sơ năng lực công ty (Company Profile): Giới thiệu lịch sử, tầm nhìn, và danh sách các dự án tiêu biểu.

Nhóm Hồ sơ Kỹ thuật (Technical Proposal)

Đây thường là phần nặng nhất, chiếm khối lượng từ vựng chuyên ngành lớn nhất và đòi hỏi biên dịch viên phải có kiến thức nền tảng (xây dựng, IT, y tế, cơ khí…).

• Biện pháp thi công / Phương án kỹ thuật (Method Statement): Mô tả chi tiết cách thức nhà thầu sẽ thực hiện công việc.
• Chỉ dẫn kỹ thuật (Technical Specifications): Các yêu cầu về vật liệu, tiêu chuẩn kỹ thuật (ASTM, TCVN, ISO…).
• Bản vẽ (Drawings): Dịch các ghi chú (notes) và tiêu đề trên bản vẽ (CAD hoặc PDF).
• Danh mục máy móc thiết bị (List of Equipment): Catalogues, Datasheets của thiết bị dự kiến sử dụng.
• Sơ đồ tổ chức & CV nhân sự (Organization Chart & CVs): Dịch lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ hành nghề của nhân sự chủ chốt.
• Tiến độ thực hiện (Project Schedule): Thường trình bày dưới dạng biểu đồ Gantt (MS Project).

Nhóm Hồ sơ Tài chính – Thương mại (Financial & Commercial)

Nhóm tài liệu này quyết định giá bỏ thầu. Sai sót ở đây có thể dẫn đến thiệt hại tiền bạc trực tiếp.

• Bảng tiên lượng / Bảng khối lượng (Bill of Quantities – BoQ): Đây là tài liệu quan trọng bậc nhất, liệt kê chi tiết khối lượng công việc và đơn giá.
• Bảng chiết tính đơn giá (Unit Price Analysis): Giải trình chi tiết cấu thành nên giá của một hạng mục.
• Thư giảm giá (Letter of Discount): (Nếu có).
• Hợp đồng tương tự (Similar Contracts): Các hợp đồng đã thực hiện trước đó để chứng minh kinh nghiệm.

Những cái bẫy “chết người” trong khi dịch thuật Hồ sơ thầu

Dịch thuật hồ sơ thầu là một trong những mảng dịch thuật áp lực nhất vì “sai một ly, đi một dặm”. Một lỗi nhỏ không chỉ dẫn đến việc bị loại khỏi cuộc thầu mà còn có thể gây ra tranh chấp pháp lý hoặc thiệt hại tài chính khổng lồ.

Bẫy về Động từ khuyết thiếu (Modal Verbs) và Tính pháp lý

Trong tiếng Anh pháp lý (Legal English) dùng trong hồ sơ thầu, các động từ khuyết thiếu mang sức nặng ghê gớm về nghĩa vụ.

• Shall / Must: Mang nghĩa bắt buộc tuyệt đối (“Phải”). Nếu dịch thành “Sẽ” (Will) hoặc “Nên” (Should), bạn đang làm giảm nhẹ nghĩa vụ của nhà thầu.
• May: Mang nghĩa cho phép/có quyền lựa chọn (“Được phép”, “Có thể”). Dịch nhầm thành “Có khả năng” (Likely) là sai ngữ cảnh pháp lý.

Bẫy về Định dạng Số và Tiền tệ (The “Decimal” Trap)

Đây là lỗi sơ đẳng nhưng gây hậu quả tai hại nhất về mặt tài chính.

• Tiếng Anh (Mỹ/Quốc tế): 1,000,000.00 (Phẩy tách hàng nghìn, chấm tách thập phân).
• Tiếng Việt: 1.000.000,00 (Chấm tách hàng nghìn, phẩy tách thập phân).

Hậu quả: Sai lệch giá trị gấp 1000 lần sẽ khiến hồ sơ thầu bị loại ngay lập tức vì sai giá.

Bẫy “Thuật ngữ giả” (False Friends)

Trong hồ sơ thầu, nhiều từ vựng phổ thông mang nghĩa hoàn toàn khác.

• Tender / Bid: Không chỉ là “Thầu” chung chung. Cần phân biệt rõ Invitation to Tender (Mời thầu) và Bid Submission (Nộp thầu).
• Bond / Security: Trong ngữ cảnh này không phải là “trái phiếu” hay “an ninh”, mà là “Bảo lãnh”.
• Employer: Trong xây dựng/đấu thầu quốc tế, từ này thường chỉ “Chủ đầu tư” hoặc “Bên mời thầu”.

Bẫy về Sự không nhất quán (Inconsistency)

Hồ sơ thầu thường rất dày và được chia nhỏ cho một nhóm dịch. Nếu không có công cụ quản lý đồng bộ, việc “ông nói gà, bà nói vịt” là điều khó tránh khỏi.

Hậu quả: Gây bối rối cho hội đồng chấm thầu và tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp.

Bẫy về Văn hóa và Quy tắc hành chính

Mỗi quốc gia có quy định riêng về cách trình bày hồ sơ thầu.

• Dịch tên riêng và Địa danh: Việc dịch ép tên các cơ quan hành chính cần cực kỳ thận trọng.
• Chức danh: “Tiến sĩ” trong hồ sơ nhân sự chủ chốt nếu dịch là “Doctor” có thể gây hiểu nhầm là Bác sĩ y khoa.
• Chữ ký và Con dấu: Các chú thích như [Signed and Sealed] thường bị bỏ qua, nhưng đây là yếu tố xác thực tính pháp lý.

Bẫy “Dịch thừa, Dịch thiếu”

Dịch thiếu: Bỏ sót các phụ lục hoặc các ghi chú nhỏ (Footnotes). Đôi khi, các điều khoản loại trừ trách nhiệm lại nằm ở những dòng chữ nhỏ xíu này.

Dịch thừa: Tự ý thêm từ để “làm rõ nghĩa”. Trong đấu thầu, mọi sự diễn giải thêm đều có thể bị coi là làm thay đổi bản chất hồ sơ gốc.

Bảng tóm tắt các cặp từ dễ nhầm lẫn

Lời khuyên từ chuyên gia: Để tránh những cái bẫy này, quy trình dịch thuật hồ sơ thầu bắt buộc phải có bước QA/QC (Kiểm soát chất lượng) chéo.

Bộ “tiêu chuẩn vàng” đánh giá đơn vị dịch thuật hồ sơ thầu uy tín

Dịch thuật hồ sơ thầu: Top 9 Đơn vị chuyên môn cao hàng đầu

Dịch thuật Việt – VINATRANS: Chuyên gia thầu xây dựng & EPC

VINATRANS là cái tên bảo chứng cho chất lượng dịch thuật trong ngành xây dựng và công nghiệp nặng. Đơn vị này có thế mạnh vượt trội trong việc xử lý các gói thầu EPC (Thiết kế – Cung ứng – Thi công) phức tạp, đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về kỹ thuật và các mẫu hợp đồng quốc tế như FIDIC.

Dịch Thuật Sài Gòn – STS: Đối tác dự án ODA & Năng lượng

STS nổi tiếng trên thị trường với khả năng “chạy đua với thời gian” cho các dự án thầu năng lượng quy mô lớn (Điện gió, Điện mặt trời, LNG) và các dự án vốn ODA. Khả năng huy động nhân sự lớn và ứng dụng công nghệ giúp họ xử lý hàng nghìn trang tài liệu trong thời gian ngắn kỷ lục mà vẫn đảm bảo bảo mật.

Dịch thuật Sài Gòn 247: Chuyên gia hồ sơ năng lực & tài chính

Sài Gòn 247 là lựa chọn tối ưu cho việc xử lý nhanh các phần hồ sơ hành chính, pháp lý (Đăng ký kinh doanh, Điều lệ) và năng lực tài chính trong bộ hồ sơ dự thầu. Đơn vị này có đội ngũ chuyên về tài chính – kế toán, xử lý rất chuẩn xác các báo cáo tài chính và báo cáo kiểm toán theo chuẩn mực quốc tế.

Dịch thuật Uy Tín – RTRANS: Chuẩn mực pháp lý công chứng

RTRANS đảm nhận vai trò quan trọng trong giai đoạn chuẩn bị hồ sơ: dịch thuật công chứng các giấy tờ pháp lý của nhà thầu (Đăng ký kinh doanh, Giấy phép hoạt động, Các chứng chỉ ISO, năng lực…) để đảm bảo tính hợp lệ về mặt pháp lý khi nộp thầu.

Dịch Thuật HACO: Thương hiệu “vàng” cho dự án ODA & WB

HACO có bề dày kinh nghiệm hàng chục năm tham gia dịch thuật cho các dự án thầu trọng điểm quốc gia, đặc biệt là các dự án sử dụng vốn vay ODA, World Bank (WB), ADB, JICA. Họ am hiểu sâu sắc các quy định, biểu mẫu về hồ sơ mời thầu quốc tế (ICB).

Năng lực chi tiết:

• Am hiểu quy trình quốc tế: Nắm rõ các thuật ngữ và quy chuẩn tài liệu của các tổ chức tài chính quốc tế.
• Dịch vụ khép kín: Cung cấp dịch vụ từ dịch thuật, hiệu đính đến in ấn, đóng quyển hồ sơ thầu chuyên nghiệp.

Dịch Thuật Số 1: Chuyên thầu công nghệ thông tin & viễn thông

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, Dịch Thuật Số 1 là đơn vị tiên phong chuyên xử lý các hồ sơ thầu về cung cấp thiết bị phần cứng, giải pháp phần mềm, tích hợp hệ thống và viễn thông.

Năng lực chi tiết:

• Thuật ngữ IT chuyên sâu: Đội ngũ biên dịch am hiểu về Server, Cloud, Big Data, AI… đảm bảo dịch đúng các thông số kỹ thuật (Spec).
• Công nghệ TMS: Ứng dụng công nghệ để đồng nhất thuật ngữ cho các gói thầu IT có tính lặp lại cao.

Phú Ngọc Việt (PNVT): Pháp lý cho nhà thầu nước ngoài

PNVT là chuyên gia trong việc hỗ trợ các nhà thầu nước ngoài muốn tham gia đấu thầu tại Việt Nam. Họ chuyên xử lý các thủ tục dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ năng lực của công ty mẹ tại nước ngoài.

Năng lực chi tiết:

• Hợp pháp hóa hồ sơ thầu: Hỗ trợ xin dấu lãnh sự cho Báo cáo tài chính, ĐKKD của nhà thầu ngoại để đảm bảo tính hợp lệ tại Việt Nam.
• Giấy phép nhà thầu: Tư vấn và dịch thuật hồ sơ xin Giấy phép hoạt động xây dựng cho nhà thầu nước ngoài sau trúng thầu.

Idichthuat (CVN): Giải pháp tối ưu cho thầu mua sắm công

Idichthuat phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) tham gia các gói thầu mua sắm công, cung cấp hàng hóa, trang thiết bị… cần dịch vụ nhanh với chi phí tối ưu.

Năng lực chi tiết:

• Chi phí cạnh tranh: Mức giá hợp lý, linh hoạt cho các hồ sơ thầu không quá phức tạp về kỹ thuật chuyên sâu.
• Quy trình online: Tiếp nhận và trả file nhanh chóng qua mạng, giúp nhà thầu tiết kiệm thời gian trong giai đoạn nước rút.

Dịch Thuật 123: Mạng lưới hỗ trợ thầu xây dựng dân dụng

Với hệ thống văn phòng rộng khắp, Dịch Thuật 123 hỗ trợ tốt cho các nhà thầu xây dựng dân dụng, công nghiệp tại các tỉnh thành cần dịch hồ sơ thầu song ngữ (Việt-Anh, Việt-Trung, Việt-Hàn…).

Năng lực chi tiết:

• Đa dạng ngôn ngữ: Xử lý tốt các hồ sơ thầu phục vụ cho các dự án FDI của chủ đầu tư nước ngoài tại địa phương.
• Hỗ trợ toàn quốc: Mạng lưới rộng giúp dễ dàng giao dịch và hỗ trợ công chứng tại nhiều tỉnh thành.

Báo giá dịch thuật hồ sơ thầu & tài liệu dự án (Cập nhật 2026)

Bảng báo giá dịch thuật hồ sơ thầu mới nhất

Hỏi – đáp chuyên sâu về dịch thuật hồ sơ thầu

Quy trình dịch thuật hồ sơ thầu tại công ty thực hiện như thế nào?

Thời gian dịch một bộ hồ sơ thầu 1.000 trang mất bao lâu?

Trả lời: Với quy trình làm việc nhóm chuyên nghiệp, các đơn vị top đầu có thể xử lý trung bình 100-150 trang/ngày. Vậy bộ hồ sơ 1.000 trang thường mất khoảng 7-10 ngày. Nếu cần gấp (Hỏa tốc), có thể huy động nhiều nhân sự hơn để hoàn thành trong 3-5 ngày, tuy nhiên chi phí sẽ cao hơn.

Hồ sơ thầu có bắt buộc phải công chứng hay không?

Trả lời: Không phải tất cả. Chỉ các giấy tờ pháp lý như Đăng ký kinh doanh, Giấy ủy quyền, Báo cáo tài chính, Chứng chỉ năng lực mới cần dịch thuật công chứng. Các phần kỹ thuật, thuyết minh biện pháp thi công thường chỉ cần đóng dấu xác nhận của công ty dịch thuật (Certified Translation).

Làm sao đảm bảo các thuật ngữ kỹ thuật trong hồ sơ thầu được dịch chính xác?

Trả lời: Bạn nên yêu cầu đơn vị dịch thuật sử dụng biên dịch viên có chuyên môn đúng ngành (ví dụ: Kỹ sư xây dựng dịch hồ sơ xây dựng). Ngoài ra, hãy cung cấp cho họ danh sách thuật ngữ (Glossary) nếu có và yêu cầu dịch thử (Test) một đoạn kỹ thuật khó để kiểm tra năng lực.

Đơn vị dịch thuật có xử lý được các bản vẽ AutoCAD không?

Trả lời: Có. Các công ty dịch thuật chuyên nghiệp đều có bộ phận Chế bản điện tử (DTP). Họ sẽ trích xuất văn bản từ file CAD ra để dịch, sau đó chèn lại vào bản vẽ, đảm bảo giữ nguyên định dạng, layer và tỷ lệ như bản gốc.

Tôi có nên chia nhỏ hồ sơ thầu cho nhiều công ty dịch để kịp tiến độ?

Trả lời: Tuyệt đối không nên. Việc này sẽ dẫn đến sự “lệch pha” nghiêm trọng về thuật ngữ và văn phong giữa các phần, khiến hồ sơ thiếu chuyên nghiệp. Thay vào đó, hãy chọn một đối tác đủ lớn có khả năng huy động nguồn lực để xử lý trọn gói dự án.

Chi phí dịch thuật hồ sơ thầu được tính như thế nào?

Trả lời: Chi phí thường được tính theo trang (khoảng 300 từ/trang) hoặc theo từ. Các yếu tố ảnh hưởng đến giá bao gồm: Ngôn ngữ (tiếng Anh rẻ hơn tiếng hiếm), Độ khó kỹ thuật, Thời gian cần hoàn thành và Yêu cầu về định dạng (DTP).

Quy trình bảo mật thông tin thầu diễn ra như thế nào?

Trả lời: Đơn vị dịch thuật sẽ ký Thỏa thuận bảo mật (NDA) với khách hàng. Dữ liệu được lưu trữ trên server bảo mật, nhân viên làm việc chỉ được tiếp cận phần việc của mình. Sau khi bàn giao và hết thời hạn bảo hành, toàn bộ dữ liệu sẽ được xóa bỏ vĩnh viễn theo quy trình tiêu hủy an toàn.